Inventuuriakt: mida see peab sisaldama – näidis ja vorm

Loendus on lõppenud. Laual on loenduslehed, failis arvestuslik seis ja homme hommikuks peab valmis olema inventuuriakt, millele teie alla kirjutate. Kui aktil on teie allkiri, peab sellest ka hiljem selguma, mida loendusel tuvastati ja miks mõni arv ei klapi. Muidu jääb puudujäägi kõrvale ainult teie allkiri, kuid mitte selgitust. Vaatame läbi, mida akt peab sisaldama ja kuidas see kohe korrektselt vormistada. Siit saate alla laadida ka täidetava inventuuriakti vormi. Inventuuri tervikprotsessi kirjeldab inventuuri juhend ja ettevalmistust aastainventuuri artikkel; siin keskendume üksnes viimasele sammule.

Loendus on tegevus, akt aga loendustulemuse kirjalik vorm. Akti saab allkirjastada ja arvestusliku seisuga võrrelda ning selle alusel saab raamatupidamises korrigeerida laoseisu või põhivararegistrit. Selleks peab akt vastama kolmele küsimusele:

• Kas loendus toimus? Kuupäev, koht, loendajad ja allkirjad.
• Mida leiti? Iga rea tegelik kogus ja seisund.
• Mis erines arvestuslikust seisust ja miks? Erinevus koos selgitusega.

Kui aktil on ainult allkirjad ja lause „erinevusi ei tuvastatud“, ei ole selle järgi hiljem võimalik midagi kontrollida. Kui aktil on üksnes loendustabel, mida pole arvestusliku seisuga võrreldud, on tegu loenduslehe, mitte aktiga. Vormis on koht kõigi kolme küsimuse vastuse jaoks.

Väljad on esitatud vormiga samas järjekorras, et saaksite vormi täita ja selgitusi samal ajal kõrvalt lugeda.

Akti number. Andke aktile number; vormi päises on selle jaoks eraldi väli. Raamatupidaja saab numbrile kandes viidata ning aastate pärast on akt numbri järgi hõlpsasti leitav.

Ettevõte ja registrikood. Aktist peab selguma, millise ettevõtte raamatupidamises seda kasutatakse. Kui mitu ettevõtet jagab sama ladu, on see esimene küsimus, mis teile täpsustamiseks tagasi tuleb.

Inventuuri liik ja alus. Märkige, kas tegu on aastainventuuri, vaheinventuuri, vastutava isiku vahetuse või muu juhtumiga. Alusena märkige korralduse number või raamatupidamise sise-eeskirja punkt, mille järgi loendus tehti. Ilma aluseta on hiljem keeruline näidata, et tegu oli nõuetekohase inventuuri, mitte juhusliku ülevaatusega.

Inventeeritav vara. Põhivara, laovaru, väikevahendid või muu vara. Üks akt ühe varaliigi kohta muudab tabeli loetavamaks ja aitab kasutada ühtseid selgitusi.

Seisukuupäev ning loenduse algus- ja lõppaeg. Need on eri andmed. Arvestuslik saldo fikseeritakse ühe hetke seisuga, kuid loendus võib kesta mitu päeva. Kui aktis on ainult üks kuupäev, ei ole teada, millise hetke saldoga tegelikku kogust võrreldi, ning iga vahepeal saabunud tarne võib muutuda näiliseks erinevuseks.

Asukoht ja vara eest vastutav isik. Märkige ladu, hoone või osakond ning vara eest vastutava inimese nimi. Koostage iga asukoha kohta eraldi akt, sest vastasel juhul on hiljem keeruline tuvastatud erinevusi konkreetse asukoha ja vastutusalaga siduda.

Vormis on rollid eraldi ridadel: inventuuri eest vastutaja, loendajad, kontroll-loendaja ja raamatupidamise esindaja. Kirjutage välja nimed ja lisage ametikohad. Järgige üht olulist põhimõtet: kui vastutate ise vara eest, ärge olge selle ainus loendaja. Põhjus ei ole umbusaldus, vaid kontrolljälje usaldusväärsus. Akt, milles inimene kinnitab üksinda tema vastutusel oleva vara olemasolu, on hiljem nõrgem tõend, sest keegi teine ei ole tulemust kontrollinud.

Tabel on akti põhiosa. Iga rida tähistab üht inventariühikut või laoartiklit.

Seisund ja asukoht jäetakse kergesti märkimata, sest koguse loendamiseks ei ole neid tingimata vaja. Ilma nende andmeteta vastab akt küsimusele „kui palju“, kuid mitte küsimustele „mis seisundis“ ja „kus“. Põhivara puhul on just seisund ja asukoht sageli kogusest olulisemad.

Loendaja võib leida riiulilt seadme, mille kohta ei ole arvestuslikus nimekirjas rida. Kui vormis pole selle jaoks kohta, võib leid jääda kirja panemata ning järgmisel aastal avastatakse sama vara taas üllatusena. Vormis on nimekirjavälise vara jaoks eraldi tabel: tuvastustunnus (number, seerianumber või kirjeldus), nimetus, ühik, kogus, seisund, asukoht ja märkused.

Pärast tabelit esitatakse arvuline kokkuvõte: loendatud ridade arv, erinevusega ridade arv, puudu- ja ülejääk ridade arvu, koguse ning summana, nimekirjaväline vara ning vigane või kasutuseta vara. Rahalise mõju arvutab raamatupidaja ettevõtte arvestuspõhimõtete järgi. Kokkuvõte võimaldab juhatusel tulemusest aru saada ilma kogu tabelit läbi lugemata.

Seejärel lisatakse selgitused. Iga erinevuse või seisundi muutusega rea kohta tehakse üks kirje, mis sisaldab põhjust (loendusviga, kirjendamisviga, tegelik puudujääk, tegelik ülejääk või seisundi muutus), lühikest selgitust, ettepanekut (mahakandmine, arvelevõtmine või täiendav uurimine) ja tuvastaja nime. Kui erinevus on tuvastatud, kuid selgitus puudub, ei saa akti põhjal põhjendatud otsust teha ning dokument tuleb täiendamiseks tagasi.

Erinevuste korral lisab vara eest vastutav isik oma seletuse. Kui see olete teie, kirjutage seletus valmis enne, kui kinnitaja akti kinnitab. See ei ole süüdistus, vaid võimalus fikseerida oma selgitus.

Vormis on allkirjad jaotatud kolme plokki põhjusega. Loendajad kinnitavad, et tabel kajastab seda, mida nad loendusel tuvastasid. Vastutav isik kinnitab, et on tulemusega tutvunud. Kinnitaja – juhatuse liige või raamatupidamise sise-eeskirjas määratud inimene – kinnitab akti ja selle põhjal tehtavad muudatused. Kolm plokki tähistavad kolme erinevat vastutust.

Vormi lõpus on raamatupidamise märge selle kohta, millal ja millise viitega akt arvestuses kajastati. Selle osa täidab raamatupidaja; akti koostaja jätab selle tühjaks.

Allpool on näide väikevahendite inventuuri täidetud tulemustabelist. Read on väljamõeldud ega sisalda ühegi ettevõtte andmeid. Telefonis loetavuse huvides on tabelit lühendatud: vormis on ühik, asukoht ja märkused eraldi veergudes, siin on kõik kogused esitatud tükkides.

Esimene rida läheb selgituste tabelisse põhjusega P (tegelik puudujääk) või L (loendusviga), olenevalt sellest, mida kontroll-loendus näitab. Kolmas rida läheb sinna põhjusega S (seisundi muutus) ja näitab, miks seisundi veerg on vajalik: kogus klapib ning ilma selle teabeta paistaks aktis kõik korras, kuigi kaks tooli on katki.

Akt koostatakse pärast muudatuste tegemist. Laoseis korrigeeritakse loenduslehtede järgi ja akt vormistatakse hiljem üksnes vormitäiteks. Nii on muudatus tehtud dokumendi alusel, mida selle tegemise ajal veel ei olnud, ning allkiri kinnitab tagantjärele juba tehtud muudatust.

Akt koosneb ainult tabelist. Päis, inventuuri alus, seisukuupäev ja allkirjad puuduvad. Selline dokument on loendusleht, mitte terviklik akt, ning puuduvad andmed tuleb hiljem ükshaaval juurde küsida.

Muud sagedased vead on järgmised:

• Saldo on võetud vale hetke seisuga: loendus toimus reedel, saldo võeti järgmise esmaspäeva seisuga ja vahepeal saabus tarne.
• Erinevus on tuvastatud, kuid selgitus puudub: järgmisel aastal tekib sama puudujääk uuesti ja keegi ei tea, kas selle põhjus on endine või uus.
• Seisund jäetakse märkimata: seade ei ole aastaid töötanud, kuid on registris endiselt kasutuskorras varana.
• Nimekirjaväline vara jääb kirja panemata: nimekirjas pole rida, vormis pole selle jaoks kohta ja loendaja liigub edasi.

Akt ise ei muuda arvestuses midagi. Selle põhjal otsustab kinnitaja, kas puudujääk kantakse maha, ülejääk võetakse arvele ning vigane vara kantakse maha või hinnatakse alla. Raamatupidaja teeb vajalikud kanded. Seetõttu peab akt sisaldama kogu otsustamiseks vajalikku teavet; vastasel juhul tuleb loenduslehti ja selgitusi hiljem uuesti küsida.

Raamatupidamise seadus ei näe ette inventuuriakti kindlat vormi. Inventeerimise korra peab ettevõte reguleerima raamatupidamise sise-eeskirjas (§ 11 lg 1); mikroettevõtjal sise-eeskirja koostamise kohustust ei ole.

Kui akti põhjal tehakse raamatupidamiskanne, peab kande alusdokument sisaldama piisavalt teavet, et selle sisu ja põhjendatust oleks võimalik kontrollida. Algdokumendi minimaalsete andmetena nimetab seadus (§ 7 lg 2) toimumisaega, majandusliku sisu kirjeldust ja arvnäitajaid, näiteks kogust, hinda ning summat. Allkirja seadus algdokumendi kohustusliku andmena ei nõua. Allkirjad võivad siiski tuleneda ettevõtte sise-eeskirjast ning aitavad näidata, kes tulemuse fikseeris, sellega tutvus ja selle kinnitas.

Raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil majandustehing dokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati (§ 12 lg 1). Ka akt, mille põhjal kannet ei tehtud, võib olla aastaaruande ja inventuuri kontrolljälje jaoks vajalik muu äridokument (§ 12 lg 2). Seetõttu on praktiline säilitada kõiki inventuuriakte vähemalt sama kaua.

Akt on inventuuri viimane samm ja seetõttu koguneb sinna kogu eelnev käsitöö: loenduslehtede andmed sisestatakse, saldod otsitakse välja, erinevused arvutatakse ning selgitused küsitakse tagantjärele. Kui vormistamine on inventuuri kõige pikem etapp, ei ole probleem tõenäoliselt vormis, vaid selles, et arvestuslik seis, loendustulemused ja selgitused asuvad kolmes eri kohas. See on osa käsitsi tehtava inventuuri tegelikust kulust, mida üksnes loenduspäeva töötundidest ei näe.

Kui arvestuslik seis ja loendustulemus on samas süsteemis, ei pea erinevusi käsitsi arvutama ega saldosid eraldi otsima. Akti sisunõuded ei muutu, kuid käsitööd jääb vähemaks.

Vaata, kuidas inventuur inventarihaldussüsteemis käib →