Aastainventuur: kuidas valmistuda nii, et loenduspäev ei veniks

Aastainventuuri aeg on kalendris pikalt teada, kuid tootmis- või laojuhi jaoks muutub see päriselt aktuaalseks sageli alles paar nädalat enne loenduspäeva. Siis selgub, et keegi ei ole otsustanud, kas liinid loenduse ajal seisavad või töötavad. Sama detail asub laos kolmes riiulis ja veel ühes kastis liini kõrval. Põhivararegistris on tööpink, mida keegi pole ammu näinud. Loenduspäeval endal läheb harva midagi valesti. Inventuur hakkab viltu vedama varem, kui otsused, nimekirjad, märgistus ja kokkulepped raamatupidajaga jäävad tegemata. Loenduspäev toob need lüngad nähtavale, kuid selleks ajaks võib tootmine juba seista. See artikkel annab inventuuri ajatelje: mida teha mitu nädalat varem, nädal enne inventuuri, loenduspäeval ja pärast loendust. Sarja esimene artikkel selgitab, mis on inventuur ja kuhu see takerdub. Siin keskendume inventuuri praktilisele korraldamisele.

Vaheinventuuri korraldab ettevõte oma vajaduse järgi. Aastaaruande koostamiseks tuleb aga raamatupidamise seaduse § 15 lg 3 kohaselt inventeerida raamatupidamiskohustuslase varade ja kohustuste saldod. Seadus ei määra kõigi varaliikide jaoks ette üht kindlat füüsilise loendamise viisi ega kuupäeva; täpne kord tuleneb ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjast ja arvestuspõhimõtetest.

Aastainventuur on enamasti vaheinventuurist ulatuslikum. Vaheinventuur võib hõlmata näiteks üht ladu või tooterühma, aastainventuuriga kontrollitakse üldjuhul kogu aastaaruande jaoks vajalikku vara ja kohustuste saldosid. Füüsilisse loendusse võivad kuuluda ka tööriistad ja põhivara, mida aasta jooksul eraldi ei loendata. Põhivara inventuur toob sageli kõige rohkem üllatusi, sest register ja tegelik olukord tootmises ei pruugi aasta lõpuks enam kokku langeda.

Selles etapis ei loendata veel midagi. Selle asemel lepitakse kokku, mida ja kuidas loendatakse. Iga tegemata otsus võib muutuda loenduspäeval vaidluseks lao vahekäigus.

Kes vastutab tervikuna? Ühel inimesel peab olema tervikvastutus ajakava, nimekirjade ja lõplike otsuste eest. Kui vastutus on määratud ebamääraselt „laole ja raamatupidamisele ühiselt“, võivad küsimused jääda kahe osakonna vahele lahenduseta.

Mis ajahetke seisuga loendatakse? Raamatupidaja fikseerib arvestusliku seisu selle ajahetke järgi. Kui seis võetakse keskööl, kuid öine vahetus töötab hommikuni ja loendus algab kell seitse, kajastub öösel liinile läinud materjal esimese näilise puudujäägina.

Kas tootmine seisab või töötab? Kui liine ei saa peatada, tuleb kehtestada selge reegel: millises järjekorras tsoone loendatakse, kuidas märgitakse vahepeal liinile liikunud materjal ja kuhu paigutatakse loenduse ajal valminud toodang. See lepitakse kokku ette, mitte siis, kui kahveltõstuk seisab juba loetud riiuli ees.

Millises ühikus loendatakse ja kuidas arvestatakse poolikut kogust? Pakendi- ja arvestusühiku teisendus peab olema nimekirja päises kirjas. Eraldi reeglit on vaja ka avatud kasti ja pooliku rulli jaoks: kas kogus määratakse kaaludes, mõõtes või hinnates. Muidu otsustab iga loendaja ise ning erinevus tekib teisendamisel, mitte riiulil.

Kas põhivara ja laovaru loendatakse samal päeval? Neid võib loendada samal päeval, kuid soovitatavalt eri nimekirjade alusel ja eri inimestega. Laovaru loendaja kontrollib koguseid, põhivara loendaja aga konkreetseid inventarinumbriga esemeid.

Millises vormis tulemus fikseeritakse? Akti vorm määrab, mida loendaja üles märgib. Kui vorm selgub alles pärast loendust ja selles on väli „seisund“, mida keegi ei täitnud, tuleb osa vara uuesti üle vaadata. See, mida akt peab sisaldama, on üksikasjalikult kirjeldatud inventuuriakti artiklis. Küsige raamatupidajalt, kas osa nõudeid on raamatupidamise sise-eeskirjas juba kirjas ja kas need vastavad lao tegelikule töökorraldusele.

Põhivara inventuur algab arvutist, mitte tootmispinnalt. Kontrollige registri kohta kolme asja:

• Kas registris on vara, mis on juba utiliseeritud või müüdud, kuid mille arvestuskannet ei ole ajakohastatud? Sellised kirjed tekitavad loenduspäeval puudujäägi, mille põhjus peitub arvestuses, mitte tootmispinnal.
• Kas igal esemel on tunnus, mille järgi saab seda füüsiliselt tuvastada? Kirje „tööpink, 1 tk“ ei ole piisav, kui töökojas on kolm tööpinki.
• Kas vara asukoht on registris kirjas? Ilma asukohata ei saa nimekirja tööjärjekorda seada ning loendaja kulutab aega otsimisele, mitte loendamisele.

Kui loendus toimub vöötkoodi, QR-koodi või RFID-märgiste abil, kontrollige varakult, kas märgised on loetavad ja kas kogu nimekirjas olev vara on märgistatud. Kulunud silt avastatakse vastasel juhul alles loenduspäeval, kui selle asendamiseks ei pruugi olla aega ega sobivat printerit. Seda, milline märgistus millisesse keskkonda sobib, käsitleb vöötkoodi, QR-koodi ja RFID-tehnoloogia võrdlus.

Otsused on tehtud. Nüüd pannakse täpselt paika, kes mida loendab ja milliste vahenditega.

• Loendusalad on jagatud ja märgitud. Iga riiul, tsoon ja väliala kuulub täpselt ühele loendajale või loenduspaarile. Põrandale märgitud piir on odavam kui kaks korda loetud riiul või vahele jäänud konteineritega laoplats.
• Vara eest vastutav inimene ei loenda oma ala üksi. Kui laopidaja loendab oma ladu, kontrollib tulemust teine inimene. See ei väljenda umbusaldust, vaid annab sõltumatu kontrolli: erinevuse korral ei pea laopidaja üksi tõendama, et luges õigesti.
• Nimekirjad on järjestatud asukoha järgi. Loendaja liigub mööda ruumi, mitte registrit. Tootekoodi järgi järjestatud nimekirjaga peab ta ühe rea pärast minema lao ühest otsast teise.
• Loendaja ei näe arvestuslikku kogust. Kui nimekirjas on kirjas eeldatav kogus, võib inimene alateadlikult lugeda selle arvuni ja lõpetada. Võrdlus tehakse pärast loendust, mitte riiuli ees.
• Töövahendid on töökorras. Lugejad on laetud, varuakud olemas, kaalud kontrollitud ning kleebised ja markerid käeulatuses. Tühjaks saanud aku keset riiuli loendamist võib tähendada, et osa alast tuleb uuesti üle lugeda.
• Ladu on korrastatud. Sama detail asub võimaluse korral ühes kohas, mitte kolmes riiulis ja veel kastis liini kõrval. Korrastamine ei ole inventuur, kuid see mõjutab otseselt loenduse kestust.
• Saabuv ja väljuv kaup on ajastatud. Tarnijaid ja vedajaid on teavitatud ajast, mil kaubaliiklus peaks olema peatatud. Kaup, mis siiski saabub, paigutatakse eraldi alale ja kajastatakse eraldi nimekirjas.
• Raamatupidajal on kõik seisuhetkeni tehtud kanded sisestatud. Kui eelmise päeva sissetuleku saateleht on sisestamata, paistab kaup loendusel ülejäägina ning põhjust otsitakse asjatult laost.

Üht asja ei saa nimekirjast kontrollida: kas loendajad on aru saanud, millises ühikus ja milliste reeglite järgi nad loendavad. Seda tuleb neile selgelt öelda, mitte eeldada.

Loenduspäeval kehtib üks oluline põhimõte. Loendaja märgib üles selle, mida näeb: koguse, seisundi ja asukoha. Ta ei otsusta, miks tulemus erineb arvestuslikust seisust. Põhjuseid analüüsitakse hiljem.

Loendus on lõppenud, kuid inventuur veel mitte. Selles etapis otsustatakse, kas raamatupidajal on nädala pärast vaja tulla lisaküsimustega tagasi.

1. Võrrelge loendustulemust arvestusliku seisuga. Koondage kõik erinevused ühte tabelisse: mis vara, kui palju ja kummas suunas erineb.
2. Uurige iga erinevust enne mahakandmist. Kontrollige, kas arve või saateleht on sisestamata, kaup on teise koodi all või loendaja eksis.
3. Vormistage akt. Lisage tulemus, erinevused, selgitused ja ettevõtte korras ette nähtud allkirjad. Allkirjad näitavad, kes loendas, kes tulemusega tutvus ja kes selle kinnitas.
4. Andke raamatupidajale kannete tegemiseks vajalik teave. Märkige, mis kantakse maha, mis võetakse arvele ja millise vara seisund muutus. Kanded teeb raamatupidaja, kuid sisend peab tulema inventuuri korraldajatelt.
5. Pange järeldused kirja. Fikseerige, kus ja miks erinevused tekkisid. Märkige ka ala, mille loendamine võttis kõige rohkem aega, ning viivituse põhjus. Sellest saab järgmise aasta ettevalmistuse esimene punkt.

• Inventuuri eest vastutaja ja seisuhetk on määratud.
• On kokku lepitud, kas ja kuidas tootmine inventuuri ajal jätkub.
• Ühikud, teisendused ja „pooliku pakendi reegel“ on selgelt kirjas ning loendajatele selgitatud.
• Põhivara ja laovaru jaoks on eraldi nimekirjad ning vajaduse korral eri loendajad.
• Inventuuriakti vorm on enne loendust olemas.
• Põhivararegister on üle vaadatud: võõrandatud või kasutusest kõrvaldatud vara kanded on ajakohastatud, vara on üheselt märgistatud ja asukohad määratud.
• Märgistus on kontrollitud ja puuduvad või loetamatud märgised on asendatud.
• Loendusalad, loendajad ja kontrollijad on määratud ning juhendatud.
• Nimekirjad on järjestatud asukoha järgi, arvestuslik kogus on loendaja eest peidetud ja töövahendid on töökorras.
• Ladu on korrastatud, inventuuri ajal saabuv kaup eraldatud ning tarnijaid ja vedajaid on ajakavast teavitatud.
• Kõik kanded kuni inventuuri seisuhetkeni on tehtud.
• Loenduspäeval fikseeritakse kogus, seisund ja asukoht; kahtlane rida suunatakse ülelugemisele ning loendaja ei hakka erinevuse põhjust ise oletama.
• Pärast loendust võrreldakse tulemusi, uuritakse erinevusi, vormistatakse akt, antakse raamatupidajale vajalik teave ja pannakse järeldused kirja.

Kui kogu kontrollnimekiri tuleb igal aastal algusest peale läbi teha, sest asukohad ei ole registris, sildid on kulunud ja erinevuste põhjusi uuritakse käsitsi, ei ole probleem enam ettevalmistuses. Probleem on selles, et asukoht, seisund ja kogus fikseeritakse ainult inventuuri ajal ning ülejäänud aasta jooksul ei ole teave ajakohane.

Pideva arvestuse korral on vara asukoht ja seisund kogu aeg teada. Seetõttu saab tootmise seisak olla lühem ja raamatupidajal tekib vähem lisaküsimusi.

Vaata, kuidas inventuur pideva arvestusega käib →