Inventuur tootmises ja laos: kuidas see käib ja kuhu see takerdub?

Inventuur algab paljudes ettevõtetes ühtemoodi. Selleks, et liini kõrval olev materjal ja lõpetamata toodang loenduse ajal ei liiguks, pannakse liinid seisma või ajastatakse loendus pühadele. Loendajad saavad väljatrüki ja pliiatsi. Esimene päev kulub loendamisele ning teine ja kolmas selle väljaselgitamisele, miks arvud ei klapi. Lõpuks küsib raamatupidaja, millest erinevus tekkis, kuid keegi ei oska sellele kindlalt vastata. Kui see pilt on teile tuttav, ei ole probleem tõenäoliselt loendajates. Vaatame inventuuri selle inimese pilguga, kes peab selle korraldama.

Inventuur ehk inventeerimine vastab põhiküsimusele: kas see, mis on arvestuses kirjas, on ka tegelikult olemas? Seaduses kasutatakse sõna „inventeerimine“, igapäevakeeles enamasti sõna „inventuur“. Praktikas jaguneb põhiküsimus kolmeks:

• Kogus: kas varaühikuid on sama palju, kui süsteem näitab?
• Seisund: kas vara on kasutuskorras, vajab remonti või tuleb maha kanda?
• Asukoht: kas vara asub seal, kus see arvestuse järgi olema peaks?

Kolmandat küsimust kiputakse kõige kergemini alahindama. Keevitusseade, mis on küll olemas, kuid mille asukohta keegi ei tea, on töökorralduse mõttes kadunud: seda otsitakse pool vahetust või tellitakse uus. Arvestuses paistab samal ajal kõik korras.

Selles etapis otsustatakse, kas inventuur õnnestub või venib. Enne esimese riiuli loendamist peavad olema kokku lepitud neli asja:

• kes loendab, kes kontrollib ja kes kinnitab;
• millise kuupäeva ja kellaaja seisuga loendust arvestusega võrreldakse;
• millises ühikus loendatakse;
• kas kaup tohib loenduse ajal liikuda.

Kaks viimast võivad tunduda pisiasjadena, kuid just neist tekivad hiljem kõige raskemini selgitatavad erinevused. Seda, kuidas ettevalmistus nädalate kaupa üles ehitada, kirjeldab eraldi artikkel aastainventuuri ettevalmistusest.

Vara loetakse füüsiliselt üle. Levinud viise on kolm:

• Paberil käsitsi. See meetod toimib, kuid on aeglane ning kõik andmed tuleb hiljem veel kord arvutisse sisestada.
• Vöötkoodi või QR-koodiga. Iga märgis loetakse eraldi. See on paberist kiirem, kuid eeldab, et inimene pääseb iga märgiseni ja saab seda optilise lugejaga skannida.
• RFID-tehnoloogiaga. Sobiv RFID-lugeja võib lugeda korraga mitut levialas olevat märgist ja otsenähtavust ei ole vaja. Seetõttu võib paikse inventari korral piisata ruumi läbimisest lugejaga. Tegelik lugemistulemus sõltub siiski märgise tüübist, vara materjalist, paigutusest ja ümbritsevast keskkonnast.

Kui alles valite meetodit, tasub enne lugeda, millal sobib vöötkood, millal QR-kood ja millal RFID.

Loendustulemust võrreldakse arvestusliku seisuga ning nii selguvad erinevused. Enamasti kuulub iga erinevus ühte neljast rühmast: vara loeti valesti; arvestuses on viga, näiteks vale kanne või ühik; vara liikus, kuid kannet ei tehtud; vara on tegelikult puudu või seda on üle. Kolm esimest võimalust tuleb välistada, enne kui saab väita neljandat. See ongi inventuuri kõige töömahukam osa, sest iga erinevusega rida tuleb eraldi läbi vaadata.

Tulemus vormistatakse inventuuriaktiks. Selle allkirjastavad ettevõtte korras määratud inimesed, näiteks loendajad, vastutav isik ja kinnitaja. Akti põhjal korrigeerib raamatupidamine arvestust. See, mida inventuuriakt peab sisaldama ja kes selle eest vastutab, on omaette teema.

Kõige sagedamini jäävad kirja panemata järeldused. Kui samas tootmises tekib kolmandat aastat järjest sama tüüpi puudujääk, ei ole see tõenäoliselt enam juhuslik loendusviga, vaid protsessiviga. Kirjalike järeldusteta võib muster jääda märkamata, sest igal aastal osaleb loendusel veidi erinev meeskond.

Raamatupidamise seaduse § 15 lg 3 nõuab, et aastaaruande koostamiseks inventeeritaks raamatupidamiskohustuslase varade ja kohustuste saldod. See ei tähenda, et seadus määraks kõigi varaliikide jaoks ette ühe kindla loenduspäeva või füüsilise loendamise meetodi.

Inventeerimise korra reguleerib ettevõte oma raamatupidamise sise-eeskirjas (§ 11 lg 1). Mikroettevõtjal sise-eeskirja koostamise kohustust ei ole, kuid aastaaruande koostamise nõuded kehtivad ka talle. Seadus ei näe ette, kui sageli tuleb aasta jooksul teha täiendavaid füüsilisi loendusi. Nende sageduse otsustab ettevõte ise, lähtudes vara olemusest, riskidest ja sellest, kui täpset laoseisu on tootmise planeerimiseks vaja.

1. Loendusühik ei ole kokku lepitud. Ladu loendab kaubaaluseid, raamatupidamine peab arvestust tükkides ja tootmine räägib partiidest. Kui igal kaubaalusel ei ole alati sama palju kaste, tekib erinevus teisendamisel, mitte loendamisel, ning hiljem otsitakse põhjust valest kohast.
2. Kaup liigub loenduse ajal. Tootmisettevõttes ei asu kogu varu laos: liini kõrval on materjal, pooltooted ja lõpetamata toodang. Kui liinid töötavad ning vastuvõtus laaditakse samal ajal saadetisi maha, võib materjal loenduse ajal liikuda liinile ja pooltoode muutuda valmistooteks. Nii loetakse osa varast kaks korda ja osa võib jääda loendamata. Võimalusi on kolm: tootmine peatada, loendada loomuliku pausi ajal – näiteks pühadel, nädalavahetusel või aastavahetusel – või leppida varem kokku loenduse seisuhetk ja reegel, mille järgi arvestatakse pärast seda toimunud liikumisi. Liine ja masinaid võib olla võimalik inventeerida ka töö ajal, kui need püsivad paigal ja nende arv loenduse jooksul ei muutu. Tootmise peatamine on eraldi kulu, mida inventuuri eelarvereal tavaliselt ei näe.
3. Asukoht ei ole kirjas. Vara on olemas, kuid selle ülesleidmine võtab rohkem aega kui loendamine. Enamasti juhtub see tööriistade, mõõteseadmete ja muu liikuva inventariga: hommikul oli ese ühes üksuses, õhtuks teises, kuid registris on endiselt kirjas kolmas asukoht.
4. Märgistus on puudulik või kulunud. Loetava märgiseta vara tuleb tuvastada välimuse järgi. Kahe sarnase mootori või reas seisvate ühesuguste arvutite puhul on lihtne eksida. Kui üks mootor kantakse loendustulemusse teise numbri all, ilmneb viga alles võrdlemisel: üks rida näitab ülejääki ja teine puudujääki.
5. Erinevusi ei uurita, vaid arvestus kirjutatakse üle. Kiireim viis inventuur lõpetada on asendada arvestuslik seis loendustulemusega. Aastaaruande arvud saavad küll korrigeeritud, kuid põhjus, mis tekitab järgmisel aastal sama erinevuse, jääb leidmata.

Inventuur on perioodiline kontroll: tegelikku seisu võrreldakse arvestusliku seisuga kindlal ajahetkel. Inventarihaldus on midagi muud – see on pidev arvestus, mille korral on vara asukoht, seisund ja kogus teada kogu aeg, mitte ainult ühel päeval aastas.

Ettevõte, kus inventarihaldus toimib, teeb endiselt aastainventuuri, kuid see on olemasoleva teabe kinnitus, mitte avastusretk. Erinevused leitakse ja selgitatakse välja juba aasta jooksul ning loenduspäeval kontrollitakse, kas süsteemis olev teave vastab tegelikkusele.

Siit tuleb ka vastus küsimusele, miks inventuur igal aastal samamoodi takerdub. Kui vara seisu kontrollitakse vaid kord aastas, kogunevad aasta jooksul tegemata jäänud kanded, registreerimata liikumised ja kadunud tööriistad kõik inventuuripäevadele. Need päevad ei saagi sujuvalt kulgeda.

Digitaliseerimine ei ole eesmärk omaette. Käsitsi loendamisest loobumist tasub kaaluda siis, kui vähemalt üks järgmistest olukordadest on teie ettevõttes tuttav:

• Loendus võtab tunde asemel päevi ja iga uus riiul pikendab seda veelgi.
• Inventuur nõuab tootmise peatamist. Sel juhul tuleb loendajate tööjõukulule lisada ka seisaku hind. Neid kokku liites on käsitsi tehtava inventuuri tegelik kulu hoopis teine kui inventuuri kulureal paistab.
• Samad vead ning erinevused arvestuse ja tegelikkuse vahel korduvad aastast aastasse.
• Tööriistade ja seadmete otsimine on igapäevane töö isegi siis, kui inventuur lõpuks klapib.
• Vara asub mitmes kohas või kuulub mitme üksuse vastutusalasse ning tulemuste käsitsi koondamine põhjustab omakorda vigu.

Praktikas tähendab digitaliseerimine seda, et vara saab masinloetava märgise – RFID-märgise, vöötkoodi või QR-koodi – ning loendustulemus jõuab lugejast otse süsteemi. Paberilt arvutisse ümberkirjutamine jääb ära ja koos sellega vähenevad ümberkirjutusvead. Kui tööriistaladu või tootmisala läbipääsud on varustatud nõuetekohaselt seadistatud paiksete RFID-lugejatega, saab tööriistade ja seadmete liikumise süsteemis registreerida iga kord, kui märgistatud ese lugemisalast läbi liigub, mitte ainult loenduspäeval.

Inventuur ei takerdu tavaliselt loendamisse, vaid sellesse, mis on aasta jooksul tegemata jäänud: ühikud on kokku leppimata, asukohad registreerimata, kulunud märgised vahetamata ja järeldused kirja panemata. Kui inventuur kestab päevi, nõuab liinide seiskamist või toob aastast aastasse välja samu erinevusi, on põhjus selles, et vara seis on teada vaid ühel päeval aastas, mitte pidevalt.

Vaata, kuidas inventuur inventarihaldussüsteemiga käib →